לעיתים אנו שולחים דיוורים דחויים או דיוורים מסוג סדרה הנשלחים אוטומטית מהמערכת, ואנו לא מעונינים שאותם הדיוורים יגיעו אל הנמענים בימים מסויימים או בחלונות זמן כלשהם. יש בתי עסק שרוצים להמנע מדיוור בשבתות, אחרים לא מדוורים בחגים, ויש מי שמעדיף שלא לדוור בשעות הערב. מערכת InfoMail מתאימה את עצמה לכל משתמש ומאפשרת לקבוע באיזה טווחי זמן דיוורים ישלחו ובאיזה תמנע שליחתם.
כיצד שולטים על מועדי השליחה?
1. לוחצים על קישור הגדרות חשבון בראש מסכי המערכת (מחתח לתפריט הראשי):
הלחיצה מובילה אותנו אל מסך הגרות החשבון שם יש לגלול מעט למטה בכדי להגיע לאיזור הגבלת השליחה:
באזור זה ניתן לראות רשימה של ימות השבוע ושל מועדים מיוחדים. כל יום / מועד מיוצג בעזרת סליידר המורה על שעות היממה שלו. חיווי כחול לאורך הסליידר פירושו שאין הגבלת שליחה. במצב ברירת המחדל מנגנון הגבלת השליחה מהחשבון אינו פעיל – כל הימים והמועדים צבועים בכחול, הווה אומר פתוחים לדייור.
2. שינוי מצב מוצא זה והחלת הגבלות על מועדי השליחה ניתן לביצוע על ידי כיוונון ידני, כיוונון אוטומטי או בשילוב של השניים:
כיוונון ידני – ניתן לגרור את מכווני הסליידר העגולים ימינה ושמאלה או ללחוץ על סימני הפלוס והמינוס לצידי כל סליידר ובכך לכוון את השעה המדוייקת המותרת לשליחת דיוורים בכל יום ומועד. טווח שאסור לשליחה מסומן באדום. בדוגמא מטה – המערכת תשלח דיוורים בימי ראשון רק בין העשות 08:00 בבוקר ל- 19:00 בערב. ביתר שעות ימממת ימי ראשון הדיוורים לא ישלחו. בניגוד ליום ראשון, בימי שני ושלישי בדוגמא אין הגבלה ומכאן שדיוורים ישלחו בכל שעה של היממה:
כיוונון אוטומטי – בלחיצה על כפתור הרדיו פעיל יופיעו על גבי מסך המערכת טווחי ההגבלה הנפוצים. הללו כוללים אי שליחת דיוורים בערבי וימי שבת ובערבי וימי חג:
אם נסמן גם את אפשרות ההגבלה על שעות הערב והלילה יכנסו הגבלות נוספות בהתאם לכך:
כיוונון משולב– ניתן לסמן את תיבות הסימון ולאחר מכן לעשות fine tuning בעזרת גרירת מכווני הסליידר העגולים או לחיצה על סימני הפלוס והמינוס לצידי כל סליידר עד להגעה לתוצאה הרצויה.
אם נוריד את הסימונים מתיבות הסימון או נלחץ על כפתור הרדיו לא פעיל יוסרו חיוויי ההגבלה ולמעשה בזאת נחזור למצב המוצא שבו היינו מלכתחילה – מצב בו מנגנון הגבלת השליחה אינו פעיל.
3. לאחר שהגדרנו את הטווחים הרצויים חשוב מאד ללחוץ על כפתור השמירה בתחתית המסך על מנת שהללו יכנסו לתוקף.
מה קורה אם דיוור אמור להשלח במועד שבו מוגדרת מבעוד מועד הגבלת שליחה על החשבון?
כאשר אנו מכינים דיוור לשליחה, מגיעים למסך סיכום הקמפיין בו אנו קובעים את מועד המשלוח שלו ולוחצים על כפתור שלח קמפיין, במידה ותזמון השליחה שקבענו מתנגש עם מועד ההגבלה (בין אם השליחה היא מיידית ובין אם היא דחיויה) המערכת תתריע בפנינו שהדיוור לא ישלח כיוון שיש התנגשות בין הגדרות. במצב זה אנו נתבקש לעשות אחד מבין שני דברים:
- לשנות את מועד השליחה של הדיוור למועד שאינו מתנגש עם ההגבלות.
- לעבור למסך ההגדרות, לעדכן את מועדי ההגבלה ולשוב למסך סיכום הקמפיין לשליחתו.
בהעדר אחת מהפעולות האמורות הדיוור ישמר כטיוטה ולא ישלח.
מה קורה אם דיוור תוכנת לשליחה במסגרת סדרה (אוטוריספונדר), כתלות בפער הזמן שחלף מאז שנמענים הצטרפו לרשימת תפוצה, ונוצר מצב שבו מועד המשלוח שלו לנמען כזה או אחר מתנגדש בהגבלות השליחה?
המערכת מאפשרת לקבוע מה יעלה בגורל דיוורי אוטוריספונדר במצב המתוא רמעלה. בתחתית איזור הגבלות השליחה במסך ההגדרות מוצגת הבחירה.
ברירת המחדל של המערכת היא שהדיוור ישלח לנמען במועד הפתוח הראשון שניתן לשליחה. כך למשל אם קבענו שלא ישלחו דיוורים בשבת, ושדיוור מסויים ישלח 4 ימים לאחר הצטרפות לרשימת תפוצה, נמען שהצטרף לרשימה ביום ג' לא יקבל את הדיוור ביום שבת אלא יקבל אותו ביום א' לפנות בוקר (וזאת כמובן בהנחה שאין הגבלה גם על יום א', במידה וישנה יקבל אותו ביום ב' וכן הלאה).
אפשרות שניה היא לקבוע שהדיוור לא ישלח כלל. אם הוא עתיד להשלח במועד שמתנגש עם ההגבלה הוא פשוט לא יצא לכל הנמענים האמורים לקבלו מכוח הנסיבות ביום ההגבלה. מתכונת זו רלוונטית בפרט כאשר מדובר על דיוורים תעפוליים שאין טעם לשלוח אותם במועד מאוחר יותר.
לסיכום
מערכת InfoMail מכירה בצרכים האידיבידואלים של כל משתמש להגביל את מועדי השליחה שלו בהתאם לשיקולים העסקיים הפרטניים שלו. מנגנון הגבלת שליחת הדיוורים בא לענות על צורך זה ומאפשר לדוור ללא דאגות ובידיעה שהדיוורים יגיעו לתיבות הנמענים בזמנים שאנו רואיעם לנכון לתקשר איתם.
יעל אלמוג-מנור
מנהלת מחלקת שיווק בחברת InforUMobile. לשעבר במשך שנים רבות מנהלת מוצר בחברה. בוגרת האוניברסיטה העברית בתואר Executive MBA מגמת ניהול אינטגרטיבי. בוגרת אוניברסיטת תל אביב בתארים MA בסוציולוגיה ארגונית ו- BA בפסיכולוגיה וסוציולוגיה.
Follow Me:
יעל אלמוג-מנור
מנהלת מחלקת שיווק בחברת InforUMobile. לשעבר במשך שנים רבות מנהלת מוצר בחברה. בוגרת האוניברסיטה העברית בתואר Executive MBA מגמת ניהול אינטגרטיבי. בוגרת אוניברסיטת תל אביב בתארים MA בסוציולוגיה ארגונית ו- BA בפסיכולוגיה וסוציולוגיה.
Follow Me: